Công ty Kế toán Excel — Câu chuyện của chúng tôi

Có những câu chuyện, nếu chỉ nhìn vào đoạn cuối, người ta sẽ nghĩ rằng mọi thứ đã được chuẩn bị từ trước. Nhưng thực tế không phải như vậy. Đằng sau những thứ tưởng như rất bình thường ấy là cả một quãng đường dài, bắt đầu từ những công việc rất nhỏ và những bài toán tưởng như chẳng có gì đặc biệt.

Câu chuyện này không phải là một câu chuyện được hư cấu sau khi mọi việc đã thành công. Đó là những gì chúng tôi đã thực sự đi qua, từng bước một, với rất nhiều lần thử, rất nhiều lần làm lại và cả những sai sót buộc chúng tôi phải học cách làm tốt hơn.

Từ một nhiệm vụ ở phòng máy tính ngân hàng

Nếu phải tìm một điểm bắt đầu cho câu chuyện của Công ty Kế toán Excel, có lẽ tôi phải quay về năm 1997. Khi ấy, máy tính còn là một thứ khá mới mẻ đối với nhiều người và Excel chưa phải là công cụ quen thuộc như ngày nay. Từ những công việc thực tế trong phòng máy tính ngân hàng, tôi bắt đầu nhận ra rằng máy tính không chỉ dùng để nhập và lưu giữ dữ liệu. Nếu biết cách tổ chức dữ liệu và đặt đúng câu hỏi, nó có thể giúp con người làm được những công việc trước đó phải thực hiện bằng rất nhiều thao tác thủ công.

Từ Excel đến phần mềm kế toán

Excel từ một công cụ phục vụ công việc dần trở thành nền tảng để xây dựng một hệ thống kế toán. Ban đầu chỉ là những bảng tính, những công thức và những cách sắp xếp dữ liệu để giải quyết từng công việc cụ thể. Nhưng càng làm, chúng tôi càng nhận ra rằng nếu những kinh nghiệm đó được hệ thống hóa, chúng có thể trở thành một phần mềm thực sự phục vụ cho nhiều người.

Sức mạnh thực sự của Excel

Sức mạnh của Excel không chỉ nằm ở những công thức tính toán. Điều quan trọng hơn là khả năng phân tích, tổng hợp, liên kết và kiểm soát dữ liệu. Từ những bảng tính tưởng như đơn giản, chúng tôi từng bước xây dựng cách để dữ liệu tự đi qua nhiều công đoạn và cuối cùng tạo ra những kết quả mà người sử dụng cần. Chính quá trình đó đã thay đổi cách chúng tôi nhìn về Excel.

Tự động hóa với VBA

Khi những công việc lặp đi lặp lại xuất hiện ngày càng nhiều, VBA trở thành một bước tiến quan trọng. Những công việc trước đây mất hàng giờ có thể được tự động hóa và hoàn thành trong thời gian rất ngắn. Nhưng tự động hóa cũng dạy chúng tôi một bài học quan trọng: máy tính chỉ làm đúng những gì con người chỉ dẫn. Một sai sót nhỏ trong tư duy, trong dữ liệu hoặc trong quy trình cũng có thể được máy tính lặp lại hàng nghìn lần. Vì vậy, cùng với tự động hóa là cả một quá trình kiểm tra và sửa sai.

Từ dữ liệu ngân hàng đến Excel

Khi dữ liệu không còn nằm hoàn toàn trong Excel mà đến từ những nguồn bên ngoài như sao kê ngân hàng, chúng tôi lại gặp một bài toán mới. Làm thế nào để đưa dữ liệu đó vào hệ thống một cách nhanh chóng, chính xác và có thể kiểm tra được? Từ PDF, bảng dữ liệu và nhiều định dạng khác, Excel và VBA tiếp tục mở ra những cách xử lý mới. Mỗi lần giải quyết được một vấn đề lại xuất hiện một vấn đề khác. Và chính những bài toán đó thúc đẩy chúng tôi đi xa hơn.

Hóa đơn điện tử, thanh toán tự động và những nguồn dữ liệu khác

Khi dữ liệu ngày càng đa dạng, bài toán không còn dừng lại ở việc nhập dữ liệu vào phần mềm. Hóa đơn điện tử, thông tin giao dịch và các nguồn dữ liệu khác tiếp tục mở ra những yêu cầu mới. Trong quá trình xây dựng hệ thống bán và phân phối phần mềm, chúng tôi cũng đã có cơ hội tích hợp thanh toán tự động và kết nối dòng công việc từ thanh toán đến xác nhận đơn hàng rồi cấp quyền tải phần mềm. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn đội ngũ kỹ thuật của SePay, BIDV và VCB đã tạo điều kiện để những kết nối đó có thể trở thành hiện thực. Những đóng góp về kỹ thuật và sự hỗ trợ trong quá trình tích hợp có ý nghĩa rất quan trọng, bởi nếu một mắt xích không hoạt động thì cả chu trình phía sau cũng không thể hoàn thành.

N.H.K — Người tiếp bước

Câu chuyện của Công ty Kế toán Excel không chỉ có một thế hệ. N.H.K là người tiếp bước và mang những giá trị đã được xây dựng qua nhiều năm sang một thế hệ công nghệ mới.