Bảng cân đối tài khoản kế toán tháng, quý thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng kết quả tổng hợp cân đối tài khoản kế toán quý, năm để lập báo cáo thuế, báo cáo quản trị, báo cáo tài chính hay báo nhanh. Phần mềm đi kèm viết bằng mã VBA giúp tổng hợp nhanh, chính xác tổng hợp tài khoản kế toán quý, năm. Các hướng dẫn sử dụng phần mềm chi tiết như sau.
1- Chọn file bảng tính tổng hợp cân đối (trong thư mục VBA đính kèm phần mềm)
2- Chọn View ---> Macros ---> View Macros ---> MoFormCanDoi ---> Run
3- Giao diện tổng hợp cần đối như sau (Hình 1 - Giao diện chương trình tổng hợp cân đối)
(Hình 1 - Giao diện chương trình tổng hợp cân đối)
Kỹ thuật sử dụng chương trình theo các bước :
1- Chọn thư mục chứa file bảng tính tháng (quý) bạn cần tổng hợp;
2- Chọn file bảng tính đầu tiên của quý (ví dụ : Quý 1 --> file NK_KTH_0126);
3- Chọn bảng cân đối tài khoản kế toán trước, kế tiếp chọn bảng Nhật ký-Sổ cái (Tham khảo Hình 1). Để chọn sheet bạn nhấp chọn bảng tính rồi nhấp CHON SHEET. Bảng tính được chọn sẽ hiện tại khung thứ 4 (liền kề dưới). Thực hiện để chọn các sheet tháng còn lại.
4- Kiểm tra lại có sai sót. Nếu có bảng tính không đúng --> nhấp chọn bảng tính --> nhấp XOA SHEET. Nếu xác nhận các bảng tính được chọn đúng --> chọn nút CHAYTHCD. Trong quá trình chương trình hoạt động yêu cầu xác nhận --> xác nhận. Kết thúc chương trình sẽ có thông báo tổng hợp xong cân đối. (Hình 2 - Bảng tổng hợp cân đối quý )
* Cách kiểm tra bảng tổng hợp cân đối quý :
a- Bảng cân đối kế toán tổng hợp được thành lập theo nguyên tắc : Số dư đầu kỳ bảng cân đối tài khoản kế toán tổng hợp là số đầu kỳ bảng cân đối tài khoản kế toán tháng đầu tiên trong kỳ tổng hợp; số dư cuối kỳ bảng cân đối tài khoản kế toán tổng hợp là số dư cuối kỳ bảng cân đối tài khoản kế toán trong kỳ tổng hợp. Vì vậy bảng tính cân đối tài khoản kế toán đầu tiên được chọn sẽ là bảng cân đối tài khoản kế toán tháng đầu tiên trong kỳ. Chọn bảng tính liền kề cho đến bảng tính cuối kỳ để tổng hợp cân đối tài khoản kế toán. Chương trình căn cứ thứ tự được chọn để thực hiện chính xác.
b- Số phát sinh tài khoản trong kỳ tổng hợp bằng tổng chi tiết phát sinh các tháng (ví dụ quý 1/25 --> tổng tháng 01+02+03/25). Chương trình tổng hợp cân đối tài khoản kế toán từ hàng 9 của bảng cân đối tài khoản kế toán từng tháng nên khi xảy ra sai sót bạn xem lại bảng cân đối tài khoản kế toán có được bố trí đúng kỹ thuật.
c- Bạn xem xét số dư từng tài khoản. Nếu phát hiện không hợp lý thì quay lại bảng cân đối tài khoản kế toán từng tháng để điều chỉnh. Ví dụ : Bạn phát hiện tài khoản "911" có số dư cuối kỳ --> xem xét định khoản lại các tháng có sai lệch. Hay tài khoản khai thuế GTGT 1331, 33311 cùng có số dư cuối kỳ --> bù trừ tháng cuối kỳ.
d- Khi chọn bảng tính để tổng hợp cân đối tài khoản có thể không chọn bảng Nhật ký-Sổ cái (như hình 1 hướng dẫn). Hướng dẫn trên giúp bạn làm quen cách hoạt động chương trình.